Vervangt dit onze kantoor- of boekhoudsoftware?

Nee. De agents werken binnen de kantoor- en documentsystemen die u al gebruikt, en in de boekhouding van elke klant via de toegang die uw kantoor al heeft. De AI Sprint zet op een rij welke pakketten uw klanten gebruiken en wat elk pakket nodig heeft voordat agents erin kunnen werken.

Kan een agent een aangifte indienen of een klant aannemen?

Nee, dat laat het ontwerp niet toe. Agents bereiden voor; een accountant keurt elke aangifte, elk dossier en elke nieuwe klant goed voordat er iets definitief is. De gate is ingebouwd, dus niemand kan hem per ongeluk uitzetten.

Hoe gaat u om met klantdata?

Klantdata blijft in uw systemen, onder uw toegangsregels; de agents lezen en schrijven daar, en elke actie in een klantdossier wordt gelogd. Welke modellen welke data mogen zien, is een bewuste ontwerpkeuze die wij in de AI Sprint vastleggen, geen standaardinstelling.

En onze Wwft-verplichtingen?

De verplichtingen blijven bij het kantoor, net als de beslissing om een klant aan te nemen. De agents bereiden de controles voor met de bronnen die uw kantoor heeft gekozen, en de audittrail laat zien welke bronnen elke controle gebruikte, wat er werd gevonden en wie besliste. Precies dat dossier vraagt een toezichthouder op.

Met welke workflow moeten wij beginnen?

Meestal bij de uitvraag van stukken, omdat die elk kwartaal terugkomt en elk dossier erop wacht. In de AI Sprint toetsen wij of dat voor uw kantoor klopt, of dat klantacceptatie of het jaarwerk voorgaat.

Wat is na afloop van ons?

Het systeem, de documentatie, de regels en sjablonen, en de werkinstructies. Wij dragen alles over, zodat het kantoor het zonder ons beheert.

Een zeepaardje van bleke steen met een indigo snuit, een indigo vin en fijne indigo circuitlijnen op zijn lijf staat op een eikenhouten bureau in een accountantskantoor en houdt met zijn opgerolde staart een klantdossier vast. Fijne indigo lijnen lopen de schijf onder hem in vanaf de ordners op de planken en de stapel documenten op het bureau. Zijn staart krult om een terracotta schijf met een wit vinkje: het akkoord van een mens.

Voor wie

Accountants-, belasting- en administratiekantoren

Agents op de accountancysystemen die u al gebruikt.

Eerst maken wij uw kantoor-, boekhoud- en documentsystemen geschikt voor agents. Daarna zetten wij agents in op de uitvraag van stukken, klantacceptatie en Wwft-controles, en het jaarwerk en de btw-aangiftes. Elke beslissing die bij een klant of de Belastingdienst terechtkomt, gaat eerst langs een accountant.

Begin met één workflow in een week

Eén week. Eén accountancyworkflow. Een werkend voorbeeld op uw eigen klantdossiers.

Praxeum bouwt AI-agents op de systemen die accountants-, belastingadvies- en administratiekantoren al gebruiken. Eerst lossen wij op wat de kantoor-, boekhoud- en documentsystemen nog ongeschikt maakt voor agents. Daarna nemen agents uw team de uitvraag van stukken, de klantacceptatie en het cliëntenonderzoek, en het jaarwerk en de btw-aangiftes uit handen. Een accountant geeft akkoord, elke actie wordt vastgelegd en het kantoor blijft eigenaar.

Workflows die wij bouwen voor accountants-, belasting- en administratiekantoren.

Per afdeling, te beginnen waar de meeste kantoren starten.

De agent doet het, vastgelegd
Een mens beslist
Wat de agent weet: uw bedrijfsgeheugen

Klantintake en dossiers
Hier beginnen de meeste organisaties
1. Het kwartaaldossier gaat open
2. De agent doet het, vastgelegd: Per klant op een rij wat nog ontbreekt
3. De agent doet het, vastgelegd: Nagejaagd in uw eigen woorden
4. Een mens beslist: De accountant geeft akkoord op elke uitvraag
5. Dossier compleet, vastgelegd
Met bedrijfsgeheugen Weet wat elke klant voor het jaarwerk moet aanleveren, en welke klanten een tweede herinnering nodig hebben.
Ook: Klantacceptatie en Wwft-controles
Finance en administratie
1. Het jaarwerk begint
2. De agent doet het, vastgelegd: Boekhouding aangesloten op de bank
3. De agent doet het, vastgelegd: Vergeleken met vorig jaar
4. De agent doet het, vastgelegd: Correcties voorgesteld, aangifte klaargezet
5. Een mens beslist: De accountant tekent de aangifte
6. Ingediend, vastgelegd
Met bedrijfsgeheugen Weet welke boekingen van welke klanten uw accountants altijd twee keer bekijken, en waarom.
Ook: Boekingscontrole, Inkoopfacturen
Compliance- en risicodossiers
1. Een reviewdatum komt in zicht
2. De agent doet het, vastgelegd: Het klantdossier dat aan de beurt is gevonden
3. De agent doet het, vastgelegd: Controles opnieuw gedaan, wijzigingen op een rij
4. Een mens beslist: De accountant bepaalt het risico
5. Dossier bijgewerkt, vastgelegd
Met bedrijfsgeheugen Weet wanneer uw kantoor een klant verder bevraagt over de UBO's, en wie dat heeft besloten.
Uren en facturatie
1. De maand is om
2. De agent doet het, vastgelegd: Uren getoetst aan de opdracht
3. De agent doet het, vastgelegd: Klantfactuur klaargezet
4. Een mens beslist: De accountant keurt de factuur goed
5. Verstuurd, vastgelegd
Met bedrijfsgeheugen Weet welke opdrachten een vaste prijs hebben, en welke partner elke afboeking heeft goedgekeurd.
Ook: Onderhanden werk

Waar het werk vastloopt in de accountancy.

Niet in gebruik
De boekhoudsoftware heeft AI-functies, en toch controleren medewerkers elke boeking met de hand: niemand heeft die functies ingepast in de manier waarop het kantoor een dossier voorbereidt.
Stukken najagen
Elk kwartaal en elk jaarwerk begint met e-mails aan klanten voor bankafschriften, facturen en handtekeningen, en het dossier wacht op het traagste antwoord.
Controles met de hand
Het cliëntenonderzoek draait op een checklist en een gedeelde schijf: identiteit, UBO's en sanctielijsten worden met de hand gecontroleerd, en het bewijs is lastig terug te vinden als een toezichthouder erom vraagt.
Kosten groeien mee
Elke nieuwe groep klanten vraagt om een extra assistent in de piek, dus de kosten groeien even hard mee als het klantenbestand.

Drie workflows die meestal als eerste in aanmerking komen.

Voorbeelden om uw eigen lijst mee te beginnen, steeds uitgevoerd door agents die als collega's met uw team meewerken. In de AI Sprint zoeken wij uit welke voorbeelden bij uw organisatie passen.

Uitvraag van stukken

Nu: Voor elke btw-aangifte en elk jaarwerk zoekt een assistent uit wat elke klant nog moet aanleveren, mailt de lijst, houdt de antwoorden bij in een spreadsheet en stuurt opnieuw een herinnering.
Agents doen het werk: Agents lezen de boekhouding van de klant en het dossier van de vorige periode, zetten op een rij wat ontbreekt, stellen de uitvraag op in de toon van het kantoor en vinken af wat er binnenkomt.
Een mens beslist: De accountant van de klant keurt elke uitvraaglijst goed voordat die de deur uitgaat. Ook beslist de accountant wanneer een klant die te laat is, wordt aangesproken of wanneer het werk wordt stilgelegd.
De audittrail legt vast: Wat er is gevraagd, wanneer, wat er terugkwam en wie elke uitvraag goedkeurde, wordt per klant en per periode vastgelegd.
Uw team beheert: De uitvraaglijsten, de toon en het herinneringsschema zijn instellingen die de klantteams zelf beheren.

Klantacceptatie en cliëntenonderzoek

Nu: Een nieuwe klant tekent, een assistent verzamelt per e-mail paspoorten en KvK-uittreksels, iemand controleert de UBO's en de sanctielijsten met de hand, en intussen wacht de opdracht.
Agents doen het werk: Agents verzamelen de identiteits- en bedrijfsdocumenten, toetsen UBO's, sanctielijsten en PEP's aan de bronnen die het kantoor heeft gekozen, stellen de risicoanalyse en de opdrachtbevestiging op en openen het klantdossier.
Een mens beslist: Een accountant keurt de risicoanalyse goed voordat de opdracht begint; een hoger risico of een mogelijke hit gaat altijd naar de compliance officer.
De audittrail legt vast: De documenten, de geraadpleegde bronnen, het resultaat, wie het goedkeurde en wanneer worden per klant vastgelegd.
Uw team beheert: De acceptatieregels, de risicocriteria en de sjablonen voor de opdrachtbevestiging zijn van het kantoor zelf, in het kantoorsysteem.

Jaarwerk en btw-aangiftes

Nu: Medewerkers exporteren de boekhouding van de klant, sluiten de boekingen aan op de bank en het vorige jaar, corrigeren wat niet klopt en bouwen het dossier met de hand op, klant na klant.
Agents doen het werk: Agents sluiten de boekhouding aan op de bank en de cijfers van vorig jaar, stellen correcties voor met bij elke correctie de reden, en zetten de btw-aangifte of het jaardossier klaar in het werkdossier van het kantoor.
Een mens beslist: Een accountant beoordeelt elke voorgestelde correctie en keurt de aangifte of het dossier goed; niets wordt ingediend of naar een klant gestuurd zonder dat akkoord.
De audittrail legt vast: Elke correctie, de reden, het brondocument en het akkoord worden per klant en per periode vastgelegd.
Uw team beheert: De checklists, de drempels voor beoordeling en de sjablonen voor het werkdossier zijn van het kantoor zelf.

Wat uw agents moeten weten in accountancy en belastingadvies.

Hoe de boekhouding van elke klant echt werkt, ook de correcties die uw team elk jaar maakt zonder ze op te schrijven.
Wat een klant bij uw kantoor een hoger risico maakt, uit de acceptatiebeslissingen die uw partners en compliance officer eerder namen.
Welke klanten hun stukken te laat aanleveren, en hoe elke accountant hen daaraan herinnert zonder de relatie te schaden.

Waar accountantskantoren meestal beginnen.

De meeste kantoren beginnen bij de uitvraag van stukken. Die komt elk kwartaal en bij elk jaarwerk terug, de lijsten met wat elke klant moet aanleveren bestaan al, en de grens is helder: de accountant keurt goed wat een klant wordt gevraagd. Het is ook de stap waar elk dossier op wacht, dus het verschil ziet u al bij de volgende piek.

Zo zou het gaan

01In de AI Sprint brengen wij het huidige uitvraagproces in kaart met de assistenten en accountants die het nu doen, en bekijken wij wat er in uw kantoorsysteem, klantportaal en boekhoudsoftware moet veranderen voordat agents het kunnen overnemen.
02Het werkende voorbeeld stelt de uitvragen op voor één btw-kwartaal van echte klanten, zonder dat er iets wordt verstuurd.
03Daarna bouwen wij de gate voor akkoord, het herinneringsschema en de audittrail per klant, en dragen wij alles over aan de klantteams.
04Klantacceptatie en het jaarwerk en de btw-aangiftes volgen zodra de uitvraag draait.

Grip op AI in de accountancy.

Waar een accountant akkoord geeft

Elke beslissing om een klant aan te nemen, elke uitvraag die een klant ontvangt, elke correctie in de cijfers van een klant, en elke aangifte en elk dossier dat het kantoor verlaat. Agents bereiden voor, accountants beslissen.

Wat de audittrail vastlegt

De bronnen achter elke klantcontrole, wat er aan wie is gevraagd en wanneer, elke correctie met de reden en het brondocument, en wie wat goedkeurde. Genoeg om een klant, de Belastingdienst of een toezichthouder antwoord te geven.

Waar het kantoor eigenaar van is

De acceptatieregels, de checklists, de sjablonen en de werkinstructies, in de kantoor- en boekhoudsystemen die u al gebruikt. Verandert er een checklist, dan past het kantoor die zelf aan.

Begin met één accountancyworkflow.

Eén week, vaste scope. Na afloop heeft u een werkend voorbeeld van één workflow op uw eigen klantdossiers, een analyse van uw kantoor-, boekhoud- en documentsystemen en een plan voor wat er daarna gebouwd wordt.