Ons praktijksysteem is gesloten. Kunnen agents ermee werken?

Dat hangt af van het systeem, en dat zoeken wij uit in de AI Sprint. Wij bekijken wat uw praktijkinformatiesysteem toelaat en wat er al gebeurt in de mail, documenten en agenda's eromheen, en bouwen de workflow op wat er is.

Hoe gaat u om met patiëntgegevens?

Patiëntgegevens blijven in uw systemen, onder uw toegangsregels en uw informatiebeveiligingsbeleid. De agents zien alleen de administratieve gegevens die een workflow nodig heeft, en elke actie wordt gelogd. Welke modellen welke data mogen zien, is een bewuste ontwerpkeuze die wij in de AI Sprint vastleggen, geen standaardinstelling.

Kan een agent zelf een afspraak maken of afzeggen?

Nee, dat laat het ontwerp niet toe. Agents doen een voorstel; de balie bevestigt elke afspraak en elke wijziging voordat een patiënt ervan hoort. De gate is ingebouwd, dus niemand kan hem per ongeluk uitzetten.

Met welke workflow moeten wij beginnen?

Meestal bij patiëntintake en verwijzingen, omdat verwijzingen elke dag binnenkomen en elke nieuwe patiënt erop wacht. In de AI Sprint toetsen wij of dat voor uw praktijk klopt, of dat planning of declaraties voorgaan.

Wat is na afloop van ons?

Het systeem, de documentatie, de regels en sjablonen, en de werkinstructies. Wij dragen alles over, zodat de praktijk het zonder ons beheert.

Een zeepaardje van bleke steen met een indigo snuit, een indigo vin en fijne indigo circuitlijnen op zijn lijf staat op een eikenhouten bureau in de backoffice van een zorgpraktijk en houdt met zijn opgerolde staart een map vast. Fijne indigo lijnen lopen de schijf onder hem in vanaf de planken met mappen, een opengeslagen afsprakenboek en een paar verwijsbrieven. Zijn staart krult om een terracotta schijf met een wit vinkje: het akkoord van een mens.

Voor wie

Zorgpraktijken

Agents op de backofficesystemen die u al gebruikt.

Eerst maken wij de systemen waarin uw balie en backoffice werken geschikt voor agents. Daarna zetten wij agents in op patiëntintake en verwijzingen, planning, declaraties en roosters. Elke beslissing die een patiënt of een zorgverzekeraar raakt, ligt bij uw medewerkers, en het zorgwerk blijft bij de zorgverleners.

Begin met één workflow in een week

Eén week. Eén backofficeworkflow. Een werkend voorbeeld op uw eigen data.

Praxeum bouwt AI-agents voor de backoffice van zorgpraktijken: patiëntintake en verwijzingen, planning, declaraties, roosters en HR. Eerst lossen wij op wat de systemen van de praktijk nog ongeschikt maakt voor dat werk. Daarna bereiden agents het werk voor, de medewerkers van de praktijk geven akkoord, elke actie wordt vastgelegd en de praktijk blijft eigenaar. Diagnose, behandeling en het medisch dossier blijven bij de zorgverleners.

Workflows die wij bouwen voor zorgpraktijken.

Alleen de backoffice, per afdeling, te beginnen waar de meeste praktijken starten.

De agent doet het, vastgelegd
Een mens beslist
Wat de agent weet: uw bedrijfsgeheugen

Klantintake en dossiers
Hier beginnen de meeste organisaties
1. Er komt een verwijsbrief binnen
2. De agent doet het, vastgelegd: Geregistreerd in het patiëntdossier
3. De agent doet het, vastgelegd: Gegevens en zorgverzekeraar gecontroleerd
4. De agent doet het, vastgelegd: Intake voorbereid
5. Een mens beslist: De assistent bevestigt de intake
6. Patiënt klaar voor het eerste bezoek
Met bedrijfsgeheugen Weet hoe uw praktijk met elk soort verwijzing omgaat, uit de werkwijzen en notities die uw medewerkers delen.
Ook: Praktische vragen van patiënten
Planning en roosters
1. Een patiënt vraagt een afspraak
2. De agent doet het, vastgelegd: Gekoppeld aan de juiste agenda
3. De agent doet het, vastgelegd: Zorgverlener en tijd voorgesteld
4. Een mens beslist: De balie bevestigt
5. Ingepland
Met bedrijfsgeheugen Weet welke afspraken de balie nooit direct na elkaar inplant, en waarom.
Ook: Roosters
Finance en administratie
1. De zorg is geleverd
2. De agent doet het, vastgelegd: Getoetst aan de regels van de verzekeraar
3. De agent doet het, vastgelegd: Afgewezen declaraties opnieuw klaargezet
4. Een mens beslist: De praktijkmanager dient opnieuw in
5. Declaratie betaald, vastgelegd
Met bedrijfsgeheugen Weet waarom elke verzekeraar declaraties terugstuurt, en hoe uw medewerkers ze herstellen.
Ook: Facturen aan patiënten
HR en personeelszaken
1. Een nieuwe collega begint volgende maand
2. De agent doet het, vastgelegd: Contract uit het model van de praktijk
3. De agent doet het, vastgelegd: Accounts en een plan voor week één
4. Een mens beslist: De praktijkmanager geeft op elke stap akkoord
5. Eerste dag staat klaar
Met bedrijfsgeheugen Kent de stappen die de praktijk voor een nieuwe collega zet, ook die nooit op de checklist hebben gestaan.
Ook: Verzuim en verlof

Waar het werk vastloopt in zorgpraktijken.

Niet in gebruik
Het praktijksysteem heeft portalen en nieuwe functies, en toch typt de balie verwijzingen met de hand over en beantwoordt ze steeds dezelfde vragen per e-mail: niemand heeft die functies ingepast in de manier waarop de praktijk werkt.
Verwijzingen met de hand
Verwijsbrieven komen binnen via beveiligde mail, post en portaal, iemand registreert ze één voor één met de hand, en de patiënt wacht op een intakeafspraak.
Afgewezen declaraties
Elke zorgverzekeraar heeft eigen regels. Komt een declaratie terug, dan moet iemand uitzoeken wat er misging en de declaratie opnieuw indienen.
Moeilijk te werven
Praktijkassistenten en baliemedewerkers behoren tot de moeilijkst te vinden krachten, en elke verwijzing, elke declaratie en elk rooster wacht nog op een van hen.

Drie workflows die meestal als eerste in aanmerking komen.

Voorbeelden om uw eigen lijst mee te beginnen, steeds uitgevoerd door agents die als collega's met uw team meewerken. In de AI Sprint zoeken wij uit welke voorbeelden bij uw organisatie passen.

Patiëntintake en verwijzingen

Nu: Een verwijzing komt binnen via beveiligde mail of post, een assistent leest haar, typt de gegevens en de zorgverzekeraar van de patiënt over in het praktijksysteem, belt over wat ontbreekt, en de patiënt wacht op een intake.
Agents doen het werk: Agents lezen elke verwijzing, halen de administratieve gegevens eruit, controleren de zorgverzekeraar van de patiënt en wat er ontbreekt, bereiden de inschrijving en de intakeformulieren voor, en stellen een intakemoment voor in de juiste agenda.
Een mens beslist: Medewerkers van de praktijk bevestigen elke inschrijving en elke afspraak; wat de verwijzing over de zorg voor de patiënt zegt, leest en beoordeelt de zorgverlener.
De audittrail legt vast: De verwijzing, wat eruit is overgenomen, wat ontbrak, wie de inschrijving bevestigde en wanneer, worden per verwijzing vastgelegd.
Uw team beheert: De intakeregels, de formulieren en de agendaregels zijn van de praktijk zelf.

Afspraken en roosters

Nu: Afspraakverzoeken komen binnen per e-mail, portaal en telefoon, de balie past ze in de agenda van elke zorgverlener, en het rooster voor volgende maand wordt in een spreadsheet gemaakt.
Agents doen het werk: Agents lezen elk schriftelijk verzoek, koppelen het aan de juiste agenda en zorgverlener, doen een voorstel voor een tijd, en maken het rooster voor volgende maand op basis van beschikbaarheid, verlof en openingstijden.
Een mens beslist: De balie bevestigt elke afspraak; de praktijkmanager keurt het rooster en elke wijziging erin goed.
De audittrail legt vast: Elk verzoek, elke voorgestelde tijd, elke versie van het rooster en wie die goedkeurde, worden vastgelegd.
Uw team beheert: De planningsregels, de afspraaktypen en de roosterregels zijn van de praktijk.

Declaraties

Nu: Declaraties gaan in batches de deur uit, afwijzingen komen terug met een code, en iemand zoekt per declaratie uit wat er misging en corrigeert die met de hand.
Agents doen het werk: Agents toetsen elke declaratie aan de regels van de zorgverzekeraar en de dekking van de patiënt voordat die de deur uitgaat, lezen elke afwijzing, en bereiden de correctie voor met de reden erbij.
Een mens beslist: Een medewerker keurt elke batch en elke correctie goed voordat die wordt verstuurd, en een agent verandert nooit de zorg die is vastgelegd.
De audittrail legt vast: Elke controle, elke afwijzing, elke correctie en wie die goedkeurde, worden per declaratie vastgelegd.
Uw team beheert: De controles per zorgverzekeraar, de correctieregels en het schema voor de batches zijn van de praktijk zelf.

Wat uw agents moeten weten in de zorg.

Welke verwijzing welke intake nodig heeft, en de gegevens die uw assistenten altijd controleren voordat ze inplannen, opgeschreven of niet.
Hoe elke zorgverlener de agenda ingericht wil hebben, van de afspraaktypen tot de momenten die vrij blijven.
Welke declaraties elke zorgverzekeraar terugstuurt en waarom, uit de correcties die uw team eerder maakte.

Waar praktijken meestal beginnen.

De meeste praktijken beginnen bij patiëntintake en verwijzingen. Verwijzingen komen elke dag binnen, de regels voor wat een intake nodig heeft bestaan al, en de grens is helder: medewerkers bevestigen elke inschrijving en zorgverleners beslissen over de zorg. Het is ook de stap waar elke nieuwe patiënt op wacht.

Zo zou het gaan

01In de AI Sprint brengen wij de huidige intake in kaart met de assistenten en de balie, en bekijken wij wat uw praktijksysteem, mail en agenda's toelaten voordat agents het kunnen overnemen.
02Het werkende voorbeeld bereidt de intake voor van één maand aan echte verwijzingen, zonder dat er iets wordt ingeschreven of verstuurd.
03Daarna bouwen wij de bevestiging door medewerkers, de intakeregels en de audittrail per verwijzing, en dragen wij alles over aan het praktijkteam.
04Planning en declaraties volgen zodra de intake draait.

Grip op AI in de zorg.

Waar medewerkers akkoord geven

Elke inschrijving en afspraak, elk rooster en elke wijziging erin, elke batch declaraties en elke correctie, en elk bericht aan een patiënt. Agents bereiden voor, uw medewerkers beslissen, en klinische beslissingen blijven bij de zorgverleners.

Wat de audittrail vastlegt

Wat er uit elke verwijzing is overgenomen, elke voorgestelde afspraak en elk rooster, elke controle en correctie van een declaratie, en wie wat goedkeurde. Genoeg om een patiënt, een zorgverzekeraar of een toezichthouder antwoord te geven.

Waar de praktijk eigenaar van is

De intakeregels, de plannings- en roosterregels, de controles op declaraties en de werkinstructies, in de systemen die uw praktijk al gebruikt. Verandert een zorgverzekeraar zijn regels, dan past de praktijk de controle zelf aan.

Begin met één backofficeworkflow.

Eén week, vaste scope. Na afloop heeft u een werkend voorbeeld van één backofficeworkflow op uw eigen data, een analyse van uw praktijksysteem, e-mail en agenda's en een plan voor wat er daarna gebouwd wordt.