Vervangt dit ons ATS?

Nee. De agents werken binnen het ATS en de backofficetools die u al gebruikt. Bij de keuze om een systeem te vervangen kan de AI Sprint helpen, maar het is nooit een voorwaarde.

Gaan onze recruiters het echt gebruiken?

Zij ontwerpen het mee. De recruiters die intake en plaatsing nu doen, brengen de workflow met ons in kaart, keuren de gates goed en zijn vanaf de eerste dag eigenaar. Daarom wordt het een jaar later nog gebruikt.

Hoe gaat u om met kandidaatgegevens?

Kandidaatgegevens blijven in uw systemen; agents lezen en schrijven daar volgens uw toegangsregels. Wat een agent met een profiel doet, wordt gelogd, en geen kandidaat wordt benaderd zonder akkoord van een recruiter.

Met welke workflow moeten wij beginnen?

Meestal bij urenverwerking en facturatie, omdat de regels er al zijn en de opbrengst bij de maandafsluiting zichtbaar wordt. In de AI Sprint toetsen wij of dat voor uw organisatie klopt, of dat matching of planning voorgaat.

Werkt dit ook met meerdere vestigingen of landen?

Ja, als de workflow overal hetzelfde is. Eén ATS met dezelfde workflows op alle vestigingen is het eenvoudigste geval; in de AI Sprint bekijken wij in hoeverre uw vestigingen echt hetzelfde proces volgen.

Wat is na afloop van ons?

Het systeem, de documentatie, de regels en sjablonen, en de werkinstructies. Wij dragen alles over, zodat uw team het zonder ons beheert, en wij blijven beschikbaar als u dat wilt.

Een zeepaardje van bleke steen met een indigo snuit, een indigo vin en fijne indigo circuitlijnen op zijn lijf staat op een eikenhouten bureau in een uitzendbureau en houdt met zijn opgerolde staart een map met urenbriefjes vast. Fijne indigo lijnen lopen de schijf onder hem in vanaf de kaarten op een planbord, de kandidaatmappen en een klembord met urenbriefjes. Zijn staart krult om een terracotta schijf met een wit vinkje: het akkoord van een mens.

Voor wie

Uitzendbureaus

Agents op de recruitmentsystemen die u al gebruikt.

Eerst maken wij uw ATS en backoffice geschikt voor agents. Daarna zetten wij agents in op urenverwerking en facturatie, op plaatsing en op intake. Waar het telt, beslist een mens.

Begin met één workflow in een week

Eén week. Eén plaatsingsworkflow. Een werkend voorbeeld op uw eigen data.

Praxeum bouwt AI-agents op de systemen die uitzendbureaus al gebruiken. Eerst lossen wij op wat het ATS en de backoffice nog ongeschikt maakt voor agents. Daarna nemen agents uw team de urenverwerking en facturatie, plaatsing en planning, intake en matching uit handen. Een consultant geeft akkoord waar oordeel nodig is, elke actie wordt vastgelegd en het bureau blijft eigenaar van het resultaat.

Workflows die wij bouwen voor uitzendbureaus.

Per afdeling, te beginnen waar de meeste bureaus starten.

De agent doet het, vastgelegd
Een mens beslist
Wat de agent weet: uw bedrijfsgeheugen

Uren en facturatie
Hier beginnen de meeste organisaties
1. De urenbriefjes komen binnen
2. De agent doet het, vastgelegd: Gekoppeld aan plaatsing en tarief
3. De agent doet het, vastgelegd: Ontbrekende uren bij de flexkracht nagevraagd
4. De agent doet het, vastgelegd: Conceptfactuur per opdrachtgever
5. Een mens beslist: De consultant keurt de factuur goed
6. Verstuurd, vastgelegd
Met bedrijfsgeheugen Weet welke opdrachtgevers uren laat goedkeuren, en welke afspraken uw planners met elk van hen hebben gemaakt.
Ook: Ontbrekende uren
Compliance- en risicodossiers
1. Een plaatsing begint
2. De agent doet het, vastgelegd: Contract, ID en loonstroken in het dossier
3. De agent doet het, vastgelegd: Uren er elke week bij
4. De agent doet het, vastgelegd: Elk ontbrekend stuk gesignaleerd
5. Een mens beslist: De consultant vult elk gat aan
6. Dossier klaar voor inspectie, vastgelegd
Met bedrijfsgeheugen Weet welke documenten elk type flexkracht nodig heeft, en hoe uw team met de uitzonderingen omgaat.
Ook: Inlenersbeloning
Planning en roosters
1. Er valt een dienst open
2. De agent doet het, vastgelegd: Gekoppeld aan wie beschikbaar is
3. De agent doet het, vastgelegd: Invulling voorgesteld, bevestiging klaargezet
4. Een mens beslist: De planner verstuurt de bevestiging
5. Dienst ingevuld
Met bedrijfsgeheugen Weet welke flexkrachten elke opdrachtgever terugvraagt, en waarom, uit de eigen notities van uw planners.
HR en personeelszaken
1. Een flexkracht wordt geplaatst
2. De agent doet het, vastgelegd: Contract en ID-controle verzameld
3. De agent doet het, vastgelegd: Loongegevens verzameld
4. Een mens beslist: De backoffice keurt het dossier goed
5. Klaar voor de eerste dienst
Met bedrijfsgeheugen Kent per locatie van een opdrachtgever de stappen voor de eerste werkdag, ook die nooit op de checklist hebben gestaan.

Waar het werk vastloopt bij uitzenders.

Niet in gebruik
Het ATS heeft AI-functies die niemand op de werkvloer gebruikt: ze zijn voor het bureau aangeschaft en nooit ingepast in de manier waarop recruiters werken.
Handmatig matchen
Consultants nemen nog elk cv en elke aanvraag handmatig door, en de beste matches wachten in een inbox.
Uren en facturen
Staan urenbriefjes, tariefafspraken en akkoorden van opdrachtgevers in aparte systemen, dan legt iemand ze bij de maandafsluiting met de hand naast elkaar.
Marge onder druk
Elke nieuwe opdrachtgever vraagt om een extra consultant, dus de kosten groeien even hard mee als de omzet.

Drie workflows die meestal als eerste in aanmerking komen.

Voorbeelden om uw eigen lijst mee te beginnen, steeds uitgevoerd door agents die als collega's met uw team meewerken. In de AI Sprint zoeken wij uit welke voorbeelden bij uw organisatie passen.

Van uren tot factuur

Nu: Uren komen binnen als foto's, exports uit portalen en e-mails, worden met de hand aan plaatsingen gekoppeld, en de facturatie wacht op het traagste akkoord van een opdrachtgever.
Agents doen het werk: Agents koppelen uren aan plaatsingen en tariefafspraken, maken de factuur op en vragen het akkoord van de opdrachtgever, met het juiste document erbij.
Een mens beslist: Een consultant keurt elke factuur goed die afwijkt van het afgesproken tarief of de afgesproken uren, voordat die de deur uitgaat.
De audittrail legt vast: De bron van elk uur, het toegepaste tarief en de goedkeuringsketen worden per factuurregel vastgelegd.
Uw team beheert: De tarieven, de goedkeuringsdrempels en het herinneringsschema zijn instellingen van het financeteam.

Plaatsing en planning

Nu: Beschikbaarheid, de vraag van opdrachtgevers en wijzigingen in diensten worden telefonisch en in spreadsheets op elkaar afgestemd, en gaten in de planning komen pas op de dag zelf aan het licht.
Agents doen het werk: Agents werken de planning bij op basis van de actuele beschikbaarheid en de vraag van opdrachtgevers, doen een voorstel voor de invulling van open diensten, en stellen de bevestigingsberichten op.
Een mens beslist: Een planner bevestigt elke voorgestelde invulling; niets gaat naar een opdrachtgever of een flexkracht zonder die bevestiging.
De audittrail legt vast: Elk voorstel, wie het bevestigde en wat naar wie is gestuurd, worden met tijdstip vastgelegd.
Uw team beheert: De planningsregels en de berichtsjablonen zijn van het planningsteam, dat ze zonder ontwikkelaar aanpast.

Kandidaatintake en matching

Nu: Nieuwe sollicitaties en binnenkomende cv's worden één voor één gelezen en uit het hoofd beoordeeld, en de shortlist hangt af van wie er die dag is.
Agents doen het werk: Agents leggen elk binnenkomend profiel naast de openstaande aanvragen, stellen een gerangschikte shortlist op met de reden per match, en signaleren ontbrekende informatie.
Een mens beslist: Een recruiter keurt de shortlist goed voordat een kandidaat wordt benaderd, en kan met één klik van elke rangschikking afwijken.
De audittrail legt vast: Elke score, de reden erachter en de beslissing van de recruiter worden per kandidaat vastgelegd.
Uw team beheert: De matchregels, de prompts en het shortlistsjabloon staan in de systemen van het bureau, en het team kan ze zelf aanpassen.

Uit ons werk

Wat uw agents moeten weten in uitzenden en recruitment.

Welke opdrachtgevers welke contractvormen accepteren, en de uitzonderingen die uw planners voor hen maken.
De controles die een plaatsing nodig heeft voordat die de deur uitgaat, ook de controles die alleen uw senior consultant nog kent.
Hoe creditfacturen echt worden afgehandeld, uit de gesprekken waarin dat werd besloten.

Waar uitzenders meestal beginnen.

De meeste uitzenders beginnen bij urenverwerking en facturatie. Het volume is hoog, de regels staan al op papier en het is helder wie beslist: een consultant beslist over uitzonderingen, de agents doen de rest. Bij de maandafsluiting ziet u meteen wat het oplevert, en dat maakt het voor het team het juiste eerste bewijs.

Zo zou het gaan

01In de AI Sprint brengen wij het huidige proces in kaart met de mensen die het nu doen, en bekijken wij wat er in uw ATS en backoffice moet veranderen voordat agents het kunnen overnemen.
02Het werkende voorbeeld draait op de echte data van één opdrachtgever, voor één maand aan uren.
03Daarna bouwen wij de goedkeuringsgate en de audittrail, en dragen wij alles over aan het financeteam.
04Pas daarna kijken wij naar matching of planning.

Grip op AI bij uitzendbureaus.

Waar een mens akkoord geeft

Elk contact met een kandidaat of opdrachtgever, elke factuur buiten de afgesproken tarieven en elke plaatsingsbevestiging. Agents bereiden voor, mensen beslissen.

Wat de audittrail vastlegt

Welk profiel waarop is beoordeeld, wie welke shortlist goedkeurde, wat wanneer naar wie is gestuurd, en welk tarief op welk uur is toegepast. Genoeg om een discussie met een opdrachtgever te beslechten zonder te zoeken.

Wat uw team beheert

De regels, de sjablonen, de drempels en de werkinstructies, in uw eigen systemen. Verandert een tarief, dan past uw team het zelf aan.

Begin met één recruitmentworkflow.

Eén week, vaste scope. Na afloop heeft u een werkend voorbeeld van één workflow op uw eigen data, een analyse van uw applicatielandschap (ATS en backoffice) en een plan voor wat er daarna gebouwd wordt.