praxeum
Voor wie

Advocatuur

Agents op de kantoorsystemen die u al gebruikt.

Eerst maken wij uw praktijkbeheer-, document- en e-mailsystemen geschikt voor agents. Daarna zetten wij agents in op intake en conflictchecks, antwoorden op vragen van cliënten en het declareren van uren. Elke beslissing die een cliënt raakt, ligt bij een advocaat.

Begin met één workflow in een week

Eén week. Eén juridische workflow. Een werkend voorbeeld op uw eigen dossiers.

Praxeum bouwt AI-agents op de systemen die advocatenkantoren al gebruiken. Eerst lossen wij op wat uw praktijkbeheer- en documentsystemen nog ongeschikt maakt voor agents. Daarna nemen agents uw kantoor de intake en conflictchecks, antwoorden op vragen van cliënten en het declareren van uren uit handen. Een advocaat keurt goed wat een cliënt te zien krijgt, elke actie wordt vastgelegd en het kantoor blijft eigenaar.

Workflows die wij bouwen voor advocatenkantoren.

Per afdeling, te beginnen waar de meeste kantoren starten.

  • Klantintake en dossiers

    Hier beginnen de meeste organisaties

    1. Er komt een nieuwe zaak binnen
    2. De agent doet het, vastgelegd: Getoetst aan cliënten en wederpartijen
    3. De agent doet het, vastgelegd: Mogelijke conflicten op een rij
    4. Een mens beslist: Een partner beslist over elk conflict
    5. Zaak geopend, vastgelegd

    Met bedrijfsgeheugen Weet welke partijen en zaken uw partners als conflict zien, en welke afwegingen ze eerder maakten.

    Ook: Vragen van cliënten, Opdrachtbevestigingen

  • Uren en facturatie

    1. De maand is om
    2. De agent doet het, vastgelegd: Uren vastgelegd uit agenda en e-mail
    3. De agent doet het, vastgelegd: Omschrijvingen opgesteld
    4. De agent doet het, vastgelegd: Declaratie per zaak klaargezet
    5. Een mens beslist: De verantwoordelijke advocaat keurt goed
    6. Verstuurd, vastgelegd

    Met bedrijfsgeheugen Weet welke cliënten afgesproken tarieven of een plafond hebben, en welke partner over afboekingen beslist.

    Ook: Onderhanden werk

  • Compliance- en risicodossiers

    1. Een zaak valt onder de Wwft
    2. De agent doet het, vastgelegd: Identiteits- en UBO-controles voorbereid
    3. De agent doet het, vastgelegd: Resultaat vastgelegd met de bronnen
    4. Een mens beslist: De advocaat beslist over de cliënt
    5. Cliëntenonderzoek vastgelegd

    Met bedrijfsgeheugen Weet welke situaties uw kantoor nader onderzoekt, en welke reden daarvoor in het dossier staat.

Waar het werk vastloopt in de advocatuur.

  • Niet in gebruik

    Het kantoor heeft een licentie op een AI-tool voor het opstellen van stukken, maar de advocaten beginnen nog steeds bij het stuk van vorig jaar: de tool kent de modellen en dossiers van het kantoor niet.

  • Intake per e-mail

    Nieuwe zaken komen per e-mail binnen, voor de conflictcheck wordt op kantoor rondgevraagd, en de opdrachtbevestiging gaat pas dagen later de deur uit.

  • Vragen van cliënten

    Cliënten stellen tussen de updates door steeds meer vragen, per e-mail en telefoon, en een advocaat zoekt elk antwoord zelf op in het dossier.

  • Uren achteraf geschreven

    Worden uren pas aan het eind van de week uit het hoofd geschreven, dan glippen er uren tussendoor en wacht de declaratie tot alles binnen is.

Drie workflows die meestal als eerste in aanmerking komen.

Voorbeelden om uw eigen lijst mee te beginnen, steeds uitgevoerd door agents die als collega's met uw team meewerken. In de AI Sprint zoeken wij uit welke voorbeelden bij uw organisatie passen.

Intake en conflictchecks

Nu
Een potentiële cliënt mailt, een partner leest de e-mail, iemand vraagt op kantoor rond of er eerder tegen de wederpartij is opgetreden, en de opdrachtbevestiging blijft liggen.
Agents doen het werk
Agents lezen het verzoek, voeren de conflictcheck uit op de zaken en partijen van het kantoor, stellen de intakesamenvatting en de opdrachtbevestiging op met de sjablonen van het kantoor, en openen het dossier.
Een mens beslist
Een advocaat keurt het resultaat van de conflictcheck en de opdrachtbevestiging goed voordat iets wordt verstuurd; een mogelijk conflict gaat altijd naar een partner.
De audittrail legt vast
Het verzoek, de gecontroleerde partijen, het resultaat, wie akkoord gaf en wat is verstuurd, worden per dossier vastgelegd.
Uw team beheert
De conflictregels, de intakevragen en de briefsjablonen zijn van het kantoor en staan in het praktijkbeheersysteem.

Antwoorden op vragen van cliënten

Nu
Een cliënt mailt een lijst met vragen over de zaak, en een advocaat zoekt in het dossier, de correspondentie en de aantekeningen van het kantoor om elke vraag te beantwoorden.
Agents doen het werk
Agents lezen de vragen, vinden de relevante passages in het dossier en in de documenten van het kantoor, stellen per vraag een antwoord op met de bron erbij, en markeren de vragen die het oordeel van een advocaat vragen.
Een mens beslist
De advocaat beoordeelt en keurt elk antwoord goed voordat het wordt verstuurd; een vraag over strategie of advies beantwoordt altijd de advocaat zelf.
De audittrail legt vast
De vragen, de gebruikte bronnen, de concepten, de beoordelaar en de verstuurde versie worden per dossier vastgelegd.
Uw team beheert
De stijl van de antwoorden, de bronnen die agents mogen gebruiken en de regels voor wat naar een advocaat gaat, zijn van het kantoor.

Van uren naar declaratie

Nu
Op vrijdag worden de uren gereconstrueerd uit de agenda en de inbox, de omschrijvingen uit het hoofd geschreven, en de declaratie wacht op de beoordeling van de partner.
Agents doen het werk
Agents leggen de uren vast terwijl het werk gebeurt, op basis van de agenda, documenten en e-mail, schrijven de omschrijvingen in de stijl van het kantoor en stellen de declaratie per dossier samen.
Een mens beslist
De verantwoordelijke advocaat keurt elke urenregel en elke declaratie goed voordat die wordt verstuurd, en beslist over afboekingen.
De audittrail legt vast
De bron van elke urenregel, de omschrijving, de goedkeuring en de verstuurde declaratie worden per dossier vastgelegd.
Uw team beheert
De stijl van de omschrijvingen, de tariefafspraken en de goedkeuringsdrempels zijn van het kantoor.

Wat uw agents moeten weten in de advocatuur.

  • Wat bij uw kantoor als belangenconflict telt, ook de relaties die niemand in het praktijksysteem heeft ingevoerd.
  • Welke documenten en eerdere antwoorden het kantoor vertrouwt voor welke vraag, en welke vragen altijd naar een partner gaan.
  • Welke uren worden gedeclareerd, afgewaardeerd of afgeschreven, en welke urenomschrijvingen elke cliënt zonder vragen accepteert.

Waar advocatenkantoren meestal beginnen.

De meeste kantoren beginnen bij intake en conflictchecks. Elke nieuwe zaak begint daar, de conflictregels en de intakevragen zijn er al, en het is helder wie beslist: een advocaat keurt de check goed en een partner beslist over elk mogelijk conflict. Het is ook de stap waar een nieuwe cliënt op wacht voordat het werk kan beginnen.

Zo zou het gaan

  1. 01In de AI Sprint brengen wij de huidige intake in kaart met de advocaten en het secretariaat, en bekijken wij wat er in uw praktijkbeheersysteem, documentsysteem en inbox moet veranderen voordat agents het kunnen overnemen.
  2. 02Het werkende voorbeeld voert de conflictcheck uit en stelt de intakesamenvatting op voor één maand aan echte verzoeken, zonder dat er iets wordt verstuurd.
  3. 03Daarna bouwen wij de goedkeuringsgate, de beslissing van de partner over mogelijke conflicten en de audittrail per dossier, en dragen wij alles over aan het kantoor.
  4. 04Antwoorden op vragen van cliënten en het declareren van uren volgen zodra de intake draait.

Grip op AI in de advocatuur.

Waar een advocaat akkoord geeft

Elke uitkomst van een conflictcheck, elk antwoord en stuk dat het kantoor verlaat, elke urenregel en elke declaratie. Agents bereiden voor, advocaten beslissen.

Wat de audittrail vastlegt

De gecontroleerde partijen, de bronnen achter elk antwoord, de bron van elk uur, en wie wat goedkeurde. Genoeg voor een antwoord aan een cliënt of een toezichthouder, of bij een geschil over een declaratie.

Wat het kantoor beheert

De conflictregels, de intakevragen, de sjablonen en de werkinstructies, in de praktijkbeheer- en documentsystemen die u al gebruikt. Moet een sjabloon veranderen, dan past het kantoor het zelf aan.

Begin met één juridische workflow.

Eén week, vaste scope. Na afloop heeft u een werkend voorbeeld van één workflow op uw eigen dossiers, een analyse van uw applicatielandschap (praktijkbeheer, documenten en e-mail) en een plan voor wat er daarna gebouwd wordt.

Begin met één workflow in een week

Wat u krijgt

  • Werkend voorbeeld van één workflow
  • Analyse van uw applicatielandschap
  • Risico's en opbrengst
  • Aanbevolen vervolgstappen

Vragen van advocatenkantoren.

Hoe zit het met de vertrouwelijkheid van cliëntgegevens?
Dossiergegevens blijven in uw systemen, onder uw toegangsregels; de agents lezen en schrijven daar, en elke actie op een dossier wordt gelogd. Welke modellen welke data mogen zien, is een bewuste ontwerpkeuze die wij in de AI Sprint vastleggen, geen standaardinstelling.
Kan een agent iets naar een cliënt sturen?
Nee, dat laat het ontwerp niet toe. Agents stellen de concepten op; een advocaat keurt elk antwoord, elk stuk, elke brief en elke declaratie goed voordat die het kantoor verlaat. De gate is ingebouwd, zodat niemand hem per ongeluk kan uitzetten.
Onze modellen en eerdere stukken staan in een documentsysteem dat nooit is opgeschoond. Maakt dat uit?
Ja, en daar kijken wij in de AI Sprint als eerste naar: wat er in uw documentsysteem moet veranderen voordat agents er stukken uit kunnen opstellen. Meestal is dat minder dan u denkt, en het antwoord maakt deel uit van de AI Sprint.
Vervangt dit ons praktijkbeheersysteem?
Nee. De agents werken binnen het praktijkmanagement-, document- en e-mailsysteem dat u al gebruikt. Bij de keuze om een systeem te vervangen kan de AI Sprint helpen, maar het is nooit een voorwaarde.
Met welke workflow moeten wij beginnen?
Meestal bij intake en conflictchecks, omdat elke zaak daar begint en de regels er al zijn. In de AI Sprint toetsen wij of dat voor uw kantoor klopt, of dat vragen van cliënten of het declareren van uren voorgaan.
Wat is na afloop van ons?
Het systeem, de documentatie, de regels en sjablonen, en de werkinstructies. Wij dragen alles over, zodat het kantoor het zonder ons beheert.