Vervangt dit ons vastgoedbeheersysteem?

Nee. De agents werken binnen het vastgoedbeheer-, boekhoud- en e-mailsysteem dat u al gebruikt. Bij de keuze om een systeem te vervangen kan de AI Sprint helpen, maar het is nooit een voorwaarde.

Kan een agent zelfstandig een aannemer sturen?

Nee, dat laat het ontwerp niet toe. Agents stellen de werkopdracht op; een vastgoedbeheerder keurt elke opdracht goed voordat die de deur uitgaat. Die gate zit standaard in wat wij bouwen.

Hoe gaat u om met gegevens van huurders en eigenaren?

Gegevens van huurders, eigenaren en contracten blijven in uw systemen en uw toegangsregels gelden voor de agents. Elke actie op een dossier wordt gelogd, en alles over betalingsregelingen of persoonlijke omstandigheden gaat eerst naar een mens.

Wij beheren voor meerdere eigenaren en VvE's. Werkt dat?

Ja. Goedkeuringsmomenten, toon en drempels kunnen per eigenaar, portefeuille of VvE verschillen, en de audittrail laat per eenheid zien wat is gedaan en goedgekeurd, precies wat een eigenaarsrapportage of een ledenvergadering nodig heeft.

Met welke workflow moeten wij beginnen?

Meestal bij verzoeken van huurders en reparaties, omdat die dagelijks binnenkomen en de regels er al zijn. In de AI Sprint toetsen wij of dat voor uw portefeuille klopt, of dat huurcontracten of de VvE-administratie voorgaan.

Wat is na afloop van ons?

Het systeem, de documentatie, de regels en sjablonen, en de werkinstructies. Wij dragen alles over, zodat uw team het zonder ons beheert.

Een zeepaardje van bleke steen met een indigo snuit, een indigo vin en fijne indigo circuitlijnen op zijn lijf staat op een eikenhouten bureau in het kantoor van een vastgoedbeheerder en houdt met zijn opgerolde staart een map met huurcontracten vast. Fijne indigo lijnen lopen de schijf onder hem in vanaf een sleutelkast vol sleutels met labels, een plank met mappen en de huurcontracten. Zijn staart krult om een terracotta schijf met een wit vinkje: het akkoord van een mens.

Voor wie

Vastgoedbeheer en VvE-beheer

Agents op de vastgoedsystemen die u al gebruikt.

Eerst maken wij uw vastgoedbeheer-, boekhoud- en e-mailsystemen geschikt voor agents. Daarna zetten wij agents in op verzoeken van huurders en eigenaren, huurcontracten en de VvE-administratie. Elke beslissing die een huurder, een eigenaar of een VvE-bestuur raakt, ligt bij een beheerder.

Begin met één workflow in een week

Eén week. Eén vastgoedworkflow. Een werkend voorbeeld op uw eigen data.

Praxeum bouwt AI-agents op de systemen die vastgoedbeheerders en VvE-beheerders al gebruiken. Eerst lossen wij op wat de vastgoedbeheer-, boekhoud- en e-mailsystemen nog ongeschikt maakt voor agents. Daarna nemen agents uw team de verzoeken van huurders en eigenaren, de huurcontracten en de VvE-administratie uit handen. Een beheerder geeft akkoord, elke actie wordt vastgelegd en uw team blijft eigenaar.

Workflows die wij bouwen voor vastgoedbeheer en VvE-beheer.

Per afdeling, te beginnen waar de meeste beheerders starten.

De agent doet het, vastgelegd
Een mens beslist
Wat de agent weet: uw bedrijfsgeheugen

Planning en roosters
Hier beginnen de meeste organisaties
1. Een huurder meldt een reparatie
2. De agent doet het, vastgelegd: Gelezen en op urgentie gesorteerd
3. De agent doet het, vastgelegd: De juiste aannemer voorgesteld
4. Een mens beslist: De vastgoedbeheerder keurt de klus goed
5. Ingepland, vastgelegd
Met bedrijfsgeheugen Weet welke aannemer uw team voor welke klus in welk gebouw stuurt, en waarom.
Ook: Meerjarenonderhoudsplan
Klantintake en dossiers
1. Een huurcontract loopt af
2. De agent doet het, vastgelegd: Verlenging of indexatie opgesteld
3. De agent doet het, vastgelegd: Getoetst aan de goedgekeurde voorwaarden
4. Een mens beslist: De vastgoedbeheerder geeft akkoord
5. Naar de huurder, vastgelegd
Met bedrijfsgeheugen Kent het huishoudelijk reglement van elke VvE, en weet hoe uw team de terugkerende vragen beantwoordt.
Ook: Vragen van huurders en eigenaren
Finance en administratie
1. De huur is verschuldigd
2. De agent doet het, vastgelegd: Betalingen gekoppeld aan huurders
3. De agent doet het, vastgelegd: Eerste herinnering in de afgesproken toon
4. Een mens beslist: De vastgoedbeheerder bepaalt de volgende stap
5. Achterstand opgevolgd, vastgelegd
Met bedrijfsgeheugen Weet welke afspraken uw team met huurders met een achterstand heeft gemaakt, en wie daarmee akkoord ging.
Ook: Servicekosten en VvE-bijdragen
Rapportage en managementinformatie
1. Het kwartaal sluit
2. De agent doet het, vastgelegd: Verzoeken, werk en uitgaven per gebouw
3. De agent doet het, vastgelegd: Eigenaarsrapportage samengesteld
4. Een mens beslist: De vastgoedbeheerder kijkt het na
5. Naar de eigenaar
Met bedrijfsgeheugen Weet wat elke eigenaar in een rapportage wil zien, en hoe uw team een afwijkend cijfer uitlegt.
Ook: Stukken voor de ledenvergadering

Waar het werk vastloopt in vastgoedbeheer.

Niet in gebruik
Het vastgoedbeheersysteem heeft portalen en AI-functies, maar huurders en eigenaren mailen nog steeds naar kantoor, en kantoor belt nog steeds zelf de aannemer.
Verzoeken in de inbox
Reparatieverzoeken, klachten en vragen van huurders en eigenaren komen in één inbox terecht, wie er toevallig is sorteert ze, en de huurder wacht op antwoord.
Contracten met de hand
Verlengingen, indexaties en nieuwe huurcontracten worden met de hand opgesteld op basis van het dossier van vorig jaar, en bij elke wijziging in de regels moet alles opnieuw worden nagelopen.
Regels veranderen steeds
Nieuwe regels voor het puntenstelsel vanaf 2027 en een geplande ondergrens voor het energielabel van huurwoningen leggen per verhuureenheid extra werk op, terwijl de beheeropdrachten van particuliere verhuurders krimpen.

Drie workflows die meestal als eerste in aanmerking komen.

Voorbeelden om uw eigen lijst mee te beginnen, steeds uitgevoerd door agents die als collega's met uw team meewerken. In de AI Sprint zoeken wij uit welke voorbeelden bij uw organisatie passen.

Huurdersverzoeken en reparaties

Nu: Een huurder mailt over een lekkage, iemand leest de e-mail, belt de aannemer, stuurt foto's door en werkt het dossier bij als er tijd is.
Agents doen het werk: Agents lezen elk verzoek van huurders en eigenaren, bepalen de urgentie, koppelen het aan de eenheid en aan wie betaalt (de eigenaar, de huurder of de VvE), stellen de werkopdracht en het antwoord op, en houden het dossier actueel.
Een mens beslist: Een vastgoedbeheerder keurt elke werkopdracht goed voordat een aannemer wordt gestuurd, en alles wat urgent is of boven de kostengrens ligt, gaat eerst naar een mens.
De audittrail legt vast: Het verzoek, de classificatie, de opdracht, wie akkoord gaf en wat de huurder te horen kreeg, worden per zaak vastgelegd.
Uw team beheert: De urgentieregels, de kostengrenzen en de aannemerslijst zijn van het vastgoedteam.

Huurcontracten en verlengingen

Nu: Verlengingen en indexaties worden in een spreadsheet opgezocht, opgesteld op basis van het contract van vorig jaar, twee keer gecontroleerd en te laat verstuurd.
Agents doen het werk: Agents bewaken elke einddatum en indexatiedatum, stellen de verlenging of het nieuwe huurcontract op volgens de goedgekeurde voorwaarden, en bereiden de brief aan de huurder voor.
Een mens beslist: Een vastgoedbeheerder keurt elk huurcontract en elke indexatie goed voordat iets wordt verstuurd; niets bindt de eigenaar zonder die goedkeuring.
De audittrail legt vast: De gebruikte voorwaarden, het concept, de goedkeuring en de verstuurde versie worden per contract vastgelegd.
Uw team beheert: De contractsjablonen, de indexatieregels en de goedkeuringsmomenten zijn van het vastgoedteam.

VvE-administratie

Nu: Bijdragen worden met de hand nagejaagd, offertes voor onderhoud per e-mail verzameld, en de stukken voor de ledenvergadering worden in de laatste week ervoor samengesteld.
Agents doen het werk: Agents koppelen bijdragen aan eigenaren en stellen de herinneringen op, vragen offertes aan voor het werk uit het onderhoudsplan, en maken de jaarcijfers en de agenda voor de ledenvergadering klaar, en daarna de notulen.
Een mens beslist: De VvE-beheerder keurt elke herinnering, elke offerteaanvraag en elk stuk voor de leden goed; het bestuur en de leden beslissen over het werk en de begroting.
De audittrail legt vast: Elke gekoppelde bijdrage, elke herinnering en offerteaanvraag, elk concept en wie het goedkeurde, worden per VvE vastgelegd.
Uw team beheert: De herinneringsvolgorde, de regels voor offertes en de sjablonen voor de vergadering zijn van uw team.

Wat uw agents moeten weten in vastgoedbeheer.

Welke reparaties urgent zijn, wie wat betaalt onder elk huurcontract en het reglement van elke VvE, en welke aannemer naar welk gebouw gaat.
Hoe elke eigenaar verlengingen en indexaties afgehandeld wil hebben, ook de uitzonderingen die telefonisch zijn afgesproken.
Hoe elk VvE-bestuur op de hoogte gehouden wil worden, van de offertes die het wil zien tot de beslissingen die het aan de beheerder laat.

Waar vastgoedbeheerders meestal beginnen.

De meeste beheerders beginnen bij verzoeken van huurders en reparaties. Die komen elke dag binnen, de urgentieregels en de aannemerslijst zijn er al, en het is helder wie beslist: een vastgoedbeheerder keurt elke klus goed. Hier merken huurders en eigenaren het verschil ook als eerste.

Zo zou het gaan

01In de AI Sprint brengen wij samen met de vastgoedbeheerders in kaart hoe de verzoeken nu lopen, en bekijken wij wat er in uw vastgoedbeheersysteem en inbox moet veranderen voordat agents het kunnen overnemen.
02Het werkende voorbeeld verwerkt één maand aan echte verzoeken: werkopdrachten en antwoorden blijven concept en er wordt niets verstuurd.
03Daarna bouwen wij de goedkeuringsgate, de urgentie- en kostenregels en de audittrail per melding, en dragen wij alles over aan het vastgoedteam.
04Huurcontracten en de VvE-administratie volgen zodra de workflow voor verzoeken draait.

Grip op AI in vastgoedbeheer.

Waar een beheerder akkoord geeft

Elke werkopdracht, elk huurcontract en elke indexatie, elke herinnering na de eerste, en elk stuk voor de leden van een VvE. Agents bereiden voor, uw beheerders beslissen.

Wat de audittrail vastlegt

Het verzoek achter elke werkopdracht, de voorwaarden achter elk huurcontract, elke gekoppelde betaling en elke herinnering, en wie wat goedkeurde. Genoeg om een huurder, een eigenaar, een VvE-bestuur of een rechter antwoord te geven.

Wat uw team beheert

De urgentieregels, de sjablonen, de drempels en de werkinstructies, in het vastgoedbeheersysteem dat u al gebruikt. Veranderen de huurregels, dan past uw team ze zelf aan.

Begin met één vastgoedworkflow.

Eén week, vaste scope. Na afloop heeft u een werkend voorbeeld van één workflow op uw eigen data, een analyse van uw applicatielandschap (vastgoedbeheer, boekhouding en e-mail) en een plan voor wat er daarna gebouwd wordt.